Pourquoi et comment dématérialiser sa gestion RH ?

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Les lois Maptam (2015) et Notre (2017) ont vu le regroupement de nombreux offices de tourisme. La taille des structures s’est fortement accrue en termes de personnel et de lieux de travail. La gestion du personnel s’est complexifiée, impliquant la nécessité de professionnaliser la gestion des ressources humaines.

Gestion des absences, des heures majorées, des tickets resto, des fiches de paie, ordres de mission et notes de frais. Suivi des dossiers du personnel, visites médicales, entretiens annuels. Des dossiers du personnel qui débordent de papier, des documents qui se perdent, du temps perdu, ça vous parle ? Et les plannings d’accueil sur Excel (et le calcul des dimanches), la ventilation du temps de travail…

Face à ce constat, les entreprises de toute taille sont de plus en plus nombreuses à passer à la gestion numérique des ressources humaines. Mais comment déployer cette démarche de transformation au sein de sa structure touristique ? Enquête auprès d’offices de tourisme qui ont passé le cap.

Sommaire

Définir ses besoins
Choisissez le bon outil
Accompagner les collaborateurs dans la prise en main de l’outil
Observation analytique du temps de travail, un sujet sensible
Les bénéfices observés
Envisager l’outil sur le long terme
Combien ça coûte ?

1/ Définir ses besoins

Avant même de commencer à regarder le marché des « SI RH », il est primordial de définir ses besoins :

Pourquoi souhaitez-vous dématérialiser la gestion de vos RH ?
Quels bénéfices en attendez-vous ?
Quelles sont vos problématiques actuelles en matière de gestion RH ?

Pour certains offices de tourisme interrogés, il s’agissait avant tout de pouvoir suivre la gestion des absences et de dématérialiser les fiches de paie. Pour d’autres, il n’était plus concevable de gérer les demandes de congés papier et il y avait grand besoin d’un outil performant (et simple) de gestion des plannings d’accueil. Avec l’organisation multisites, il était urgent de dématérialiser les dossiers du personnel. Ou encore le déploiement de l’outil pilOT nécessitait d’acquérir un outil de ventilation du temps de travail…

« Choisissez votre outil pour répondre aux besoins spécifiques de votre structure, pas parce qu’il vous a été recommandé par un collègue…»
Caroline Sillon, Oisans Tourisme

Vous êtes une entreprise de service, l’humain représente une part prépondérante de votre budget. N’en négligez pas la gestion. Et pourquoi pas profiter de l’occasion pour en faire un projet d’entreprise, en impliquant les managers et/ou les représentants du CSE dans la réflexion.

Rédigez votre cahier des charges et consultez !

2/ Choisissez le bon outil

Vous connaissez vos besoins, il est maintenant temps de trouver l’outil qui permettra d’y répondre pleinement.

Aujourd’hui de nombreux outils se partagent le marché des « SI RH », système d’information de gestion des ressources humaines, pour vous faciliter la vie et celle de vos collaborateurs. Aloa, Eurécia, Lucca, Evaluamétris Tempo, Kelio, Octime… sont – par ordre alphabétique – les outils qui ont été cités dans le cadre de notre enquête, avec des fonctionnalités qui diffèrent d’une solution à l’autre.

3/ Accompagner les collaborateurs dans la prise en main de l’outil

Outre la prise en main de l’outil qui passera nécessairement par des temps de formation externes ou internes, la mise en place de solutions RH peut être vécue par les collaborateurs comme un changement important des habitudes de travail et nécessite d’être accompagnée.

Si certaines équipes ont vu avec joie arriver le 21^ème siècle dans la gestion administrative de leur dossier, pour d’autres cela a parfois été accueilli avec méfiance. Et même lorsque le déploiement du dispositif s’est bien passé, un temps de suivi et d’animation reste nécessaire pour s’assurer que les procédures sont bien ancrées dans les nouvelles habitudes de travail, pour veiller à certains ajustements non paramétrables, et continuer à faire de la pédagogie sur les procédures RH pour garantir la saisie correcte des éléments.

“Quel que soit l’outil, il est nécessaire d’avoir un bon paramétrage de départ, précis, adapté au fonctionnement de la structure, à la convention collective, à chaque personnel selon son statut… Ne négligez pas cette étape pour gagner par la suite un temps précieux en évitant de rattraper les bugs. »
Marie Garcin-Zaiter, OT Menton Riviera & Merveilles

Prévoyez une première étape pour expliquer les enjeux. Montrez la finalité pour légitimer le changement. Le service RH est au service des collaborateurs. L’objectif est d’apporter des solutions dans un esprit gagnant-gagnant. Et une fois l’outil déployé, restez à l’écoute des collaborateurs et des usages. Faites évoluer les procédures si cela s’avère nécessaire.

4/ Observation analytique du temps de travail, un sujet sensible

L’heure n’est malheureusement plus à l’augmentation des budgets. Aussi est-il crucial d’avoir une observation fine de l’utilisation de ses ressources. Vos ressources humaines représentent 60 à 70% de vos budgets, savez-vous analyser sur quelles missions ? Quelles actions ? Comment arbitrer les choix stratégiques d’évolution sans connaître le coût réel de vos actions ?

L’observation analytique du temps de travail de vos équipes est aujourd’hui sur le devant de la scène, notamment avec le déploiement par ADN Tourisme et les Relais Territoriaux de l’outil pilOT qui fait de cet indicateur un pivot de l’analyse de l’activité de sa structure.

La plupart des outils cités intègre un volet de saisie analytique du temps de travail. La plus grande difficulté sera d’impliquer les équipes pour s’assurer de leur coopération. Aux managers d’être suffisamment convaincants (et convaincus !) sur l’intérêt et les objectifs du dispositif pour la structure : expliquer, rassurer, donner du sens, y aller pas à pas, bref conduire ce changement important des habitudes de travail… Le travail de définition des éléments analytiques pourra être mené en concertation avec les équipes pour s’assurer de la bonne appropriation de la démarche.

Autre sujet sensible, la bonne vieille badgeuse ressort le bout de son nez, version digitale. Parfois vécu comme un outil de contrôle, elle peut être utilisée dans un objectif de rassurance collective, notamment dans le cadre du télétravail, ou pour l’automatisation du comptage des heures réalisées. Plusieurs des solutions évoquées le proposent, en version numérique via un ordinateur ou un smartphone.

5/ Les bénéfices observés

« On ne pourrait plus s’en passer » : Gain de temps sur l’administratif, centralisation de l’information, simplicité, confort d’utilisation…les retours des entreprises interrogées sont unanimes quant aux avantages apportés par la dématérialisation de leur gestion RH. En plus d’être un outil incontournable du quotidien, la production d’indicateurs RH en fait un outil très stratégique.

Autres bénéfices indirects observés : l’outil de gestion RH est devenu un outil de communication interne et de suivi quotidien. D’un coup d’œil, on sait qui est présent, et sur quels sites, qui est en congés. Dans le cadre de la crise sanitaire et du télétravail généralisé, cela a souvent permis aux équipes de fluidifier les échanges et d’optimiser leur collaboration.

6/ Envisager l’outil sur le long terme

Votre projet de digitalisation de la GRH est un projet de longue haleine. Assurez-vous que le prestataire choisi a les reins suffisamment solides pour assurer correctement le SAV, animer des clubs utilisateurs, proposer régulièrement des évolutions qui permettront à l’outil de rester performant.

Sans doute dans un premier temps utiliserez-vous uniquement les briques de base, pour lesquelles vous avez choisi l’outil. Anticipez la possibilité d’étendre votre dispositif à d’autres aspects de votre gestion RH : entretiens annuels, gestion des compétences, communication interne, entretiens annuels, gestion de projet ou « bien être » sont quelques-unes des options proposées par l’une ou l’autre des solutions étudiées. Certains outils proposent également un « coffre-fort numérique » pour permettre l’envoi sécurisé des fiches de paie aux collaborateurs, restant accessibles même une fois partis de l’entreprise.

Certaines fonctions de votre outil de gestion RH pourront servir la démarche de progrès de votre établissement. Outre l’analyse de votre activité évoquée précédemment, les bilans sociaux sont des outils intéressants d’analyse de la santé et du dynamisme de votre structure et pourront nourrir vos démarches RSE. Par ailleurs, en tant qu’entreprise dépendant de financements publics, il est primordial de pouvoir présenter des données fiables et de justifier de l’usage de ces financements.

7/ Combien ça coûte ?

Les coûts d’outils RH dépendent du nombre de collaborateurs et des modules choisis. Il sera indispensable de passer par des consultations pour savoir ce qui vous attend.
Voici néanmoins quelques exemples de tarifs observés :

formule ‘entrée de gamme’ à 69 €/ mois pour 10 salariés ;
autre solution à 8 € / mois / collaborateur.
De 1 150 € / an à 3 500 € / an pour des OT de 30 à 50 salariés.

Prévoir dans tous les cas la première année un forfait de mise en route pour le paramétrage de l’outil et la formation des collaborateurs.

Merci pour leurs retours d’expérience et précieux conseils à Régis Duvernay, OT Les 2 Alpes, Anne Bresson, OT Grenoble Alpes Métropole, Caroline Sillon, Oisans Tourisme, Marie Garcin-Zaiter, OT Menton Riviera & Merveilles, Magali Déquipe, OT La Baule – Presqu’île de Guérande. Merci également à Alexandra Dubocage, d’Eurecia, et à Félix Labonne, Evaluamétris, pour leurs explications.