Depuis 2 ans, les outils de travail à distance se sont installés dans nos vies professionnelles. Entre télétravail, réunions dématérialisées, communication interne… ces outils sont devenus indispensables.
Nous, notre allié au quotidien, c’est Teams et peut-être que vous aussi ! Vous pensez tout connaître sur votre messagerie instantanée ? Laissez-nous vous faire découvrir 8 fonctionnalités Teams que vous ne connaissez peut-être pas, mais qui permettent de gagner grandement en efficacité.
Si vous ne le saviez pas encore, il est possible de générer des liens vers des visios Teams depuis votre messagerie Outlook. Une astuce pratique pour planifier toutes vos réunions en avance et les faire apparaître dans votre planning.
1 : Dans Outlook, onglet Calendrier, cliquez sur « Nouvelle réunion Teams ».
2 : Configurez votre réunion : nom de la réunion, participants, heure de début et de fin, message personnalisé.
3 : Le lien pour rejoindre la visio apparaît automatiquement dans le corps de l’évènement.
4 : Cliquer sur « Envoyer » pour que tous les destinataires reçoivent l’invitation par mail.
Il est aussi possible de planifier une réunion directement depuis l’application Teams.
1 : Dans l’onglet « Calendrier », cliquez sur « Nouvelle réunion ».
2 : Configurez votre réunion : nom de la réunion, participants, heure de début et de fin, message personnalisé.
3 : Cliquez sur « enregistrer ».
4 : Pour rejoindre la réunion, il vous suffira de cliquer sur le rendez-vous puis sur « rejoindre ».
Vous devez organiser une réunion de dernière minute et vous n’avez pas eu le temps de la planifier, pas de panique ! Vous pouvez créer une réunion Teams à la volée sans avoir à faire toutes les démarches de planification.
1 : Sur Teams, dans l’onglet « Calendrier », cliquez sur « Réunion instantanée ».
2 : Choisissez le nom de votre réunion et générez un lien de partage à envoyer aux personnes concernées. Vous pouvez aussi choisir de démarrer la réunion instantanément et inviter les participants directement depuis la réunion.
Vous connaissez cette situation où vous parlez simultanément de plusieurs sujets sur une même conversation que ce soit dans un groupe ou avec une seule personne ? Et quand vient le moment de répondre, on ne sait plus si c’est du lard ou du cochon. Bonne nouvelle : Teams donne la possibilité de répondre à des messages spécifiques pour ne pas perdre le fil de chaque sujet.
1 : Dans une conversation Teams, sélectionnez le message auquel vous souhaitez répondre.
2 : Cliquez sur « … » puis sur « répondre ».
3 : Tapez le texte que vous voulez pour répondre au message que vous avez choisi.
Si vous ne trouvez plus le message auquel vous souhaitez répondre, il vous suffit d’utiliser la barre de recherche en haut de votre écran et de taper les mots clés du message pour le retrouver.
Pour limiter les mails en interne, vous pouvez transférez des mails à vos collègues directement sur Teams. Cette technique vous permettra d’éviter la surcharge de mails et de converser plus facilement sur un sujet découlant d’un mail.
1 : Ouvrez Outlook, cliquez sur le mail que vous souhaitez transférer.
2 : Cliquez ensuite sur l’icône Teams puis sur « partager dans teams ».
3 : Choisissez les personnes à qui vous voulez transférer le mail (canal de conversation, groupe ou personne spécifique).
4 : Choisissez d’inclure les pièces jointes ou non.
5 : Rédiger un message pour accompagner le mail.
6 : Cliquez sur « Partager ».
Vous avez une personne à interviewer, une conférence importante à suivre… et vous souhaitez exploiter la réunion dans le cadre de la création de contenu ? Teams vous donne la possibilité d’enregistrer le son et l’image de toutes vos réunions.
1 : Lorsque vous êtes dans une réunion, cliquez sur « … ».
2 : Cliquez sur « Démarrer l’enregistrement ».
L’enregistrement de votre réunion se ferra instantanément et les autres participants de la réunion seront notifié.
Vous avez un message urgent à faire passer et vous ne voulez que personne ne rate l’information. Teams vous permet de mettre en avant certains de vos messages.
1 : Dans une conversation Teams (canal, groupe, conversation individuelle), cliquez sur le « ! » placé en dessous de la zone de saisie
2 : Choisissez le caractère du message « important » ou « urgent ». Ce dernier s’affichera en conséquence.
3 : Rédigez votre message et il apparaitra comme « important » ou « urgent » dans la conversation.
«Comme sur beaucoup d’outils de travail. Teams propose d’ajouter des extensions au pour améliorer son usage et l’adapter à vos besoins.
1 : Dans Teams, cliquez sur « … » dans la barre de menu à gauche de votre écran.
2 : Cliquez sur « autres applications ». Vous vous retrouverez sur une page qui vous proposera une multitude d’application à installer pour Teams.
Pour vous aider un peu dans votre choix, on a dressé une liste des applications qui nous semblent utiles au quotidien. A vos téléchargements.
Si vous souhaitez générer des sondages et créer des enquêtes dans vos différentes conversations :
Pour gérer tous vos projets, collaborez avec vos collègues ou toujours avoir un œil sur votre to do list :
Pour travailler ensemble sur différents projets et favoriser l’intelligence collective :
A vous d’explorer les différentes applications proposées par Teams et de trouver celles qui vous seront le plus utiles.
Vous avez désormais toutes les clés pour utiliser Teams de la manière la plus efficace possible ! A vous de jouer.
Une fonctionnalité originale ou une extension intéressante n’apparait pas dans cette liste ? Partagez-les-nous en message privé sur Facebook pour que l’on complète notre article.
Pour plus d’astuces, retrouvez nous dans la rubrique “Boîte à outils” de notre Blog.
Article rédigé par Camille Husson
Institutionnels du tourisme, collectivités, réseaux...
Vous souhaitez accompagner les socio-pros dans leur montée en compétences ?
