Le collectif Trajectoires Tourisme s’agrandit et adopte de nouvelles règles du jeu

Pourquoi une nouvelle organisation ?   

8 années de collaboration, ce sont près de 8000 stagiaires accueillis, des centaines de formations organisées ensemble, mais aussi des milliers d’heures de travail cumulées, beaucoup de décisions prises par le collectif, des réussites et des échecs…

8 années à travailler ensemble, c’est une belle maturité pour partager ce qui fonctionne bien, même très bien, au sein du collectif et aussi pour mettre en lumière des difficultés, des envies, des besoins… Alors, après avoir clarifié l’ambition et le projet stratégique de Trajectoires Tourisme en 2020, nous avons décidé de re-questionner notre organisation pour (encore) mieux travailler ensemble, pour (encore) mieux décider collectivement, pour être (encore) plus efficients et agiles et pour (encore) mieux répartir la valeur créée entre les différentes parties-prenantes. Car qui dit plusieurs structures dit naturellement le besoin d’avoir des règles du jeu communes, partagées et explicites.

Tout le monde a donc été d’accord pour dire que c’était le bon moment pour faire évoluer notre gouvernance. Néanmoins, une fois le constat partagé, on ne savait pas vraiment dans quelle direction aller.

De mon côté, j’étais aussi convaincue que nous devions clarifier notre fonctionnement et trouver une autre manière de coopérer, de fonctionner, de prendre des décisions. J’ai donc lu, défriché, écouté de nombreux travaux sur le sujet de la gouvernance partagée : entreprise libérée, sociocratie, entreprise opale, gouvernance cellulaire, holacraty… Ma plus belle découverte a certainement été l’ouvrage Reinventing Organizations – Vers des communautés de travail inspirées de Frédéric Laloux (2014) sur l’évolution des modèles organisationnels. J’en parlais d’ailleurs déjà dans notre article ‘Nos 10 coups de cœur lectures et podcasts pour l’été 2020’

Au final, j’ai identifié Holacraty comme un mode de gouvernance intéressant pour nous et décidé, sans certitude, mais avec beaucoup d’envie, d’embarquer le collectif dans la création d’un nouveau modèle de gouvernance, sur-mesure, évolutif et inspiré de la constitution Holacraty.

Je me suis alors formée pour être en capacité de déployer le projet (et non, ce ne sont pas toujours les cordonniers les plus mal chaussés  ) et nous avons également fait le choix de nous faire accompagner par 2 agences spécialisées SEMAWE et IVOLVE.

A ce stade, nous avions tous conscience de nous lancer dans un exercice un peu périlleux, mais c’est aussi ça la force du Collectif Trajectoires Tourisme : j’ai un peu peur, mais j’y vais !  Et nous avons décidé de transformer notre organisation et d’écrire une nouvelle charte de fonctionnement inspirée librement de la constitution Holacraty.

Et concrètement, ça donne quoi ?

La définition de notre nouvelle organisation a nécessité plusieurs mois de travail avec toutes les parties prenantes. Jeanne, Aliocha, Anne-Muriel et Emmanuel nous ont proposé un travail collectif, créatif et itératif pour créer le modèle qui nous convenait.

La première étape a été de décrire l’existant, de rendre explicite toutes les activités, visibles et invisibles, réalisées par les membres du Collectif. Cette phase nous a également permis d’identifier les manques, c’est-à-dire des activités utiles pour le collectif qui n’étaient pas réalisées.

Pour cela, nous avons désigné notre organisation sous forme de cercles (par exemple Communication) qui regroupent des rôles (par exemple : Site web, Réseaux Sociaux, Catalogue, Rédacteur…). Et chaque rôle a été défini par :

• Une raison d’être qui est en quelque sorte l’objectif ultime poursuivi par le rôle pour contribuer à la raison d’être du collectif. Par exemple, notre rôle « Catalogue » a comme raison d’être « Un catalogue de formation inspirant et attractif »

• Eventuellement des domaines, ce sont des choses que le rôle est le seul à pouvoir contrôler et réglementer au nom de l’organisation, des chasses gardées !  
  
• Des redevabilités qui sont les activités récurrentes que l’on attend du rôle, en d’autres termes le “quoi”.
  Par exemple, notre rôle “Catalogue” a comme redevabilités (1) Sélectionner le graphiste et suivre la mission de conception (2) Écrire les contenus pour le catalogue (3) Piloter les étapes impression / envoi.

Aujourd’hui, ce sont 8 cercles et près de 60 rôles qui ont été décrits. Ce travail est rendu visible et accessible via un logiciel spécialisé GlassFrog. Cette description peut (et doit !) évoluer en lien avec les besoins du collectif grâce à un processus en plusieurs étapes décrit dans la constitution Holacraty : le processus de décision intégrative.

Nous sommes ensuite passés à la phase d’affectation des rôles, c’est-à-dire que chaque rôle a été affecté à une ou plusieurs personnes. Pour cela, nous avons ouvert une « place de marché » afin que chaque personne, en lien avec sa structure de rattachement et en fonction de ses compétences, de ses appétences, du temps disponible… puisse faire part de son souhait ou non d’énergiser tel ou tel rôle de l’organisation. Cela nous a permis de clarifier le qui fait quoi, les engagements de chacun et d’éviter les doublons.  Aujourd’hui, chacun a connaissance de ses rôles dans le projet et peut s’appuyer sur une description claire et explicite des attendus

Et pour finir, tous les membres du Collectif, présents en décembre 2021, ont été formés pour bien appréhender les notions de rôles, de cercles, de raison d’être, de redevabilités. Et pour être en capacité de faire évoluer cette organisation en utilisant le processus de décision intégrative que nous avons choisi pour prendre des décisions concernant l’évolution de notre gouvernance.

Le mot de la fin ?

Au fond, les activités du collectif restent identiques. Nous continuons à proposer, chaque année, un catalogue de formation, nous poursuivons la conception de formations sur-mesure, nous assurons la gestion administrative des actions, nous communiquons, nous commercialisons…

Mais les nouvelles règles du jeu nous apportent :

• de l’explicite, là où prédominait l’implicite
  
• de la clarté sur les engagements et les responsabilités de chacun, là où avant on avait parfois du mal à savoir qui faisait quoi
  
• de la visibilité pour certaines tâches, jusque là invisibles ou mal comprises

• Un process de décision solide pour faire évoluer notre organisation, là où avant on y allait parfois un peu à reculons.

Il s’agit donc d’un changement profond pour notre collectif.

Et seul l’avenir nous dira si nous avons eu raison ou non de nous engager dans cette voie de la gouvernance partagée. Histoire à suivre donc…